Comment gérer vos mails professionnels et personnels

Ecrit par Benoit dans Boite à outils | 1 commentaires | 05/03/2013

Le marché des logiciels de messagerie ne comporte pas énormément de logiciels. Certains sont gratuits et d'autres non, Microsoft et Mozilla sont les leaders de ce marché, mais quels sont les points forts et les points faibles de chacun de leurs produits pour un usage professionnel.

L'utilité d'un logiciel de messagerie

De nos jours, peu d'entreprises n'ont qu'une seule adresse mail. Même les petites entreprises, les auto-entrepreneurs possèdent au moins une adresse mail personnelle et une adresse mail professionnelle.

L'inconvénient de multiplier les adresses mails est qu'il faut se connecter à chaque boite mail pour lire ses messages. Les logiciels de messageries permettent de ne plus avoir à le faire. Ils se connectent sur toutes vos messageries et vous importent vos mails directement dans un seul endroit où il est plus facile de les trier et même y accéder sans accès à Internet.

D'autres logiciels de messageries existent, tel que :

• "Windows live mail", mais trop souvent inefficace fasse aux virus,
• "IncrediMail", mais l'interface n'est pas vraiment professionnelle,
• "FoxMail", est plus connu en Asie tout comme "DreamMail",...

Ici le but est de vous donner les bases pour choisir le logiciel qui conviendra le mieux à votre utilisation "multi-comptes" (plusieurs adresses mail).

Outlook & Outlook express

Outlook et Outllok express sont les logiciels leader de ce marché. Ils sont produits par Microsoft.

Outlook express et fournit automatiquement avec Windows, peut importe la version. Outlook est plus complet mais n'est pas gratuit. Vous pouvez l'acheter seul, mais il est aussi intégré dans Microsoft Office.

L'avantage de ces deux produits est qu'ils sont conçus pour fonctionner avec l'Office de Microsoft.

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.Thunderbird

Thunderbird est un logiciel gratuit, produit par Mozilla (le producteur de Firefox). Ce logiciel restera gratuit.

Il vous faut juste le télécharger et l'installer. Mozilla ne produisant pas d'Office au même titre que Microsoft Office ou Open Office (de chez Sun Microsystems IMC), Thunderbird ne contient pas, nativement de connexion à un Office. Thunderbird étant produit par Mozilla tout comme Firefox, les deux logiciels fonctionnent très bien ensemble.

Par contre, il est possible d'ajouter un grand nombre de "modules complémentaires" gratuits. Ces ajouts se font très facilement et le catalogues est accessible directement depuis l'interface de Thunderbird.

Gestion multi-comptes

Les trois logiciels de messageries Outlook/Outlook express et Thunderbird permettent de gérer plusieurs messageries. Vous pouvez paramétrer autant de messageries que vous le souhaitez.

L'avantage est que cela permet une gestion plus facile. Les avantages principaux de ce genre de logiciels au niveau de la gestion multi-comptes sont :

• L'import de plusieurs mails de boites mails différentes sans avoir à saisir les mots de passe à chaque fois.
• Un relevé des mails régulièrement selon votre paramétrage sans aucune action de votre part.
• Avertissement lors d'arriver de nouveau mails.
• Classement des mails selon de multi-critères par des règles de gestions complexes.
• Possibilité de créer des dossiers et de classer les mails automatiquement dans les bons répertoires.
• Possibilité d'envoyer un mail depuis plusieurs adresses mail.
• Possibilité d'ajouter plusieurs choses comme des signatures automatiques selon l'adresse expéditrice.

Gestion des boites mail par plusieurs utilisateurs

Depuis la création du protocole IMAP, il est possible de gérer la même boite mail depuis plusieurs postes. Toutes les modifications que vous réalisez sur votre logiciel de messageries (suppression, ajout, modification, déplacement de mails), est mis à jour sur le serveur automatiquement. Si bien que tous les logiciels de messageries connecter à cette même boite mail en IMAP, voient en temps réel les mêmes modifications permettant ainsi le travail en réseau à plusieurs.

L'agenda

Outlook intègre nativement un agenda. Pour Thunderbird il faut installer l'extension "Lightning".

Dans les deux cas les plannings permettent de gérer un agenda en temps réel en local ou en réseau pour un travail en collaboration.

Thunderbird permet même de synchroniser son agenda avec "Google Agenda" ce qui permet une réelle ouverture vers la possibilité de gérer un agenda, même si les intervenants n'utilisent pas les mêmes logiciels.

Malheureusement Microsoft, dans sa course perpétuelle au monopole, n'ouvre jamais ses logiciels vers les logiciels des autres fournisseurs. Il n'est donc possible de travailler uniquement avec les logiciels Microsoft la plupart du temps. Et les logiciels Microsoft sont majoritairement payants.

Le carnet d'adresse

Outlook et Thunderbird possèdent tous les deux un carnet d'adresse.

Il est possible d'avoir un carnet d'adresse partagé (en réseau) avec les deux logiciels. Mais encore une fois, alors que Thunderbird permet un partage vers des logiciels d'autres marques que Mozilla, Outlook reste enfermé et ne propose que des partages vers des logiciels Microsoft.

Virus et phishing

C'est sur ce point que les deux logiciels se distinguent réellement.

Outlook est beaucoup plus attaqué que thunderbird en ce qui concerne les virus. A l'heure ou la protection des données devient vitale, cela est un grand handicape.

L'autre point important est que Thunderbird protège les utilisateurs des mails de phishing par un avertissement très clair. Qui plus ai si vous utilisez aussi Firefox, lors d'un clique sur le lien d'un mail, reconnu comme phishing par Thunderbird, Firefox vous affichera un signal et bloquera l'accès avant que vous accédiez au site suspect, libre à vous d'ignorer ces avertissements..

J'ai fait le test que un mail de phishing. Alors que Thunderbird, puis Firefox m'ont mis tous les deux en garde, Outlook et Internet Explorer ne m'ont même pas livrer un seul avertissement, me laissant tomber dans le piège.

Conclusion

Même si les deux logiciels Outlook et Thunderbirds permettent tous les deux, une gestion complète de vos mails et de vos carnets d'adresse et vos plannings.

Alors que Outlook intègre nativement les fonctions de planning et d'export des carnets d'adresse, Thunderbird fait appel à des "extensions". Mais en contre partie Thunderbird permet un meilleur partage et un travail avec des logiciels d'autres marques. Il est même facile d'exporter les mails et les adresses de Thunderbird vers Outlook, mais l'inverse est moins aisé.

Donc, même si les deux logiciels se valent fonctionnellement, j'ai préféré Thunderbird pour son ouverture vers les autres logiciels et les acteurs d'Internet comme Google.

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